Ouverture à distance : 6 alternatives à la clé sous le paillasson !

Marre de passer vos soirées à faire le check-in et le check-out de votre location Airbnb? En galère avec une réservation de dernière minute? Voici comment automatiser votre gestion de clés.

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Si vous êtes tombé sur cet article, il est fort probable que vous recherchiez une solution pour enfin résoudre ce problème : comment permettre aux voyageurs d'avoir accès à distance à votre location saisonnière SANS votre présence? Peut-être que la gestion de clés est devenue pour vous un véritable boulet aux pieds, chronophage et énergivore, qui grignote vos soirées, vos week-ends ou votre vie de famille.

Ou, peut-être que vous voulez anticiper les différents scenarii avant de vous lancer dans la location courte durée (et ça, c'est une TRES bonne démarche 😉 ). Et envisager un plan B, C ou D pour vous seconder lorsque vous ne serez pas disponible pour accueillir vos guests. Ou encore, peut-être êtes-vous un investisseur immobilier chevronné, habitué à tout calculer, tout prévoir au centime près, pour faire du chiffre, du cash-flow, et rentabiliser votre investissement locatif.

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Quel que soit le cas de figure, en tant qu'hébergeur à la tête d'un petit établissement hôtelier indépendant - en quelque sorte - vous avez raison à 100% d'envisager plusieurs options pour automatiser l'arrivée et le départ de vos clients touristes. Car, du point de vue du voyageur, rien ne fait moins pro qu'un hôte qui n'a pas prévu le coup lorsqu'il ne peut pas être sur place. D'autant que de nos jours, de plus en plus de propriétaires ont pris l'habitude de mettre en place des systèmes, plus ou moins ingénieux, pour parer à toutes les situations.

On en n'est pas encore à la réception 24h/24 comme à l'hôtel (quoique!). Mais il existe aujourd'hui des solutions pour vous débarrasser du stress du téléphone qui sonne à 23h le soir… tout en promettant à vos locataires un accueil aux petits oignons. Suivez le guide !

Pourquoi automatiser la gestion de clés

Se lancer dans la location saisonnière, cela ne s'improvise pas. Il faut se transformer en une sorte d'entrepreneur "couteau suisse" capable de gérer bien des démarches administratives, le check-in check-out, les annonces, le marketing, etc. Et quand on manque de temps pour ça, cela peut devenir difficile à appréhender. 

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Avec un peu de recul, on se rend compte que la gestion de clés, cela n'a rien de nouveau. Dans le milieu feutré de la propriété privée ou de l'hôtellerie de luxe, on connaît le rôle du majordome. C'est une sorte de régisseur intendant au service de ses clients fortunés. Il a la responsabilité du personnel de maison et gère la bonne tenue générale du lieu. On l'imagine avec son trousseau de clés, tiré à quatre épingle avec veste en queue-de-pie, façon "Madame est servie" ;-). Pour la plupart des hôtes Airbnb, on est loin de cette image 🙂 

L'idée d'automatiser l'arrivée et le départ des voyageurs, c'est de pouvoir vous libérer du temps. Et clairement, trouver une solution pour donner un accès autonome à son logement à distance peut aussi être un atout par certains types de voyageurs (comme les voyageurs business), qui réclament un late check-in (arrivée tardive) ou un late check-out (départ tardif).

L'ouverture à distance, comment ça marche?

1. Le bon vieux paillasson ou le pot à fleurs

C'est la solution la plus traditionnelle, vieille comme le monde. Cacher les clés sous le paillasson ou le pot de fleurs, et murmurer cette cachette à ses locataires Airbnb, ce n'est sans doute pas ce qui se fait de mieux en matière de sécurité. Mais de très nombreux hôtes utilisent encore cette astuce, bien plus répandue qu'on ne le pense. Je ne suis pas fan, pour la raison évidente que les cambrioleurs professionnels peuvent s'en donner à coeur joie. Autant leur envoyer vos clés avec une petite carte postale, tant qu'on y est !

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La clé sous le paillasson ou dans le pot de fleurs, ça vous parle ? 😉

2. La gardienne d'immeuble

Véritable pilier des copropriétés, le gardien d'immeuble est une personne ressource qui peut vous dépanner. Même si faire un check-in ou un check-out n'est pas son métier, ils sont de plus en plus nombreux à jouer les co-hôtes Airbnb par intermittence. Et pour arrondir ses fins de mois, il n'est pas impossible qu'il accepte de vous aider dans l'accueil de vos locataires en échange d'un petit billet.

Je vous recommande de conclure un accord écrit avec lui, pour vous assurer qu'il exerce sous une forme juridique et sociale déclarée (auto-entrepreneur par exemple). Cela vous évitera des tracas avec l'administration fiscale ou l'URSSAF. C'est à vous de prix de la transaction, qui peut être au forfait (par exemple, 10€ par check-in ou check-out). A noter que si cette aide reste exceptionnelle au sens de la loi, vous n'êtes pas obligé de déclarer (ce qui en tant qu'hébergeur n'est pas à votre avantage, puisque vous ne pouvez pas la déduire de vos revenus locatifs pour créer du déficit).

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Juste pour le fun : et si c'était lui le parfait gardien de votre Airbnb ? lol

3. Le commerce de quartier

Avouons-le. Le plus embêtant quand vous réservez un appartement sur internet via Booking.com, Airbnb ou Hotels.com, c'est de devoir payer un supplément de 20€ pour "arrivée tardive". En tant que propriétaire, en général vous ne gagnez aucune ou très peu de marge sur ces frais de pénalité. Dès lors certains cherchent des solutions alternatives de proximité, en s'appuyant sur les commerçants de leur quartier. Bars, restaurants, kebabs, épicerie de nuit, tabac presse, buraliste, pharmacie… font d'excellents points de collecte. Les commerces ouverts tard le soir (après 22h) sont à privilégier. 

Sur la base d'un accord avec le professionnel, vos voyageurs pourront récupérer les clés chez ce partenaire, sur présentation d'une pièce d'identité par exemple ou du code de réservation. Assez pratique et malin ! C'est du gagnant-gagnant, en plus d'encourager le petit commerce. L'application MyLoby vous met en relation avec des points relais, dans 23 villes en France. Même principe pour KeyCafé (Paris, Marseille) ou KeyNest (Paris). At the corner utilise les réceptions des hôtels pour garder vos clés et les bagages des voyageurs.

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KeyNest veut faciliter la remise de clés pour hôtes Airbnb dans les commerces.

4. L'ami ou le membre de la famille

Faire gérer ses arrivées de locataires Airbnb par un ami ou par Tante Monique? C'est peut-être LA solution la plus rassurante a priori. Car en faisant jouer le bouche-à-oreille, vous trouverez forcément une amie, un petit neveu, ou beau frère qui voudra bien vous donner un coup de main en tant que co-hôte Airbnb. Votre rôle sera de lui donner toutes les informations nécessaires pour qu'il vous représente et reçoive vos voyageurs en votre absence.

Prudence tout de même : ce n'est pas parce qu'il s'agit d'une personne proche que vous devez négliger les fondamentaux de l'activité d'hébergeur. Ponctualité, sens du service, réactivité et prise d'initiative seront ses atouts pour remettre les clés de votre location saisonnière. N'oubliez pas que c'est VOTRE business. Pour ce qui est de la compensation, vous pouvez vous arranger avec une bonne bouteille de vin, un petit cadeau sous le sapin ou des étrennes de fin d'année. A vous de voir !

5. La conciergerie Airbnb

L'essor du business de la location courte durée a créé des centaines d'entreprises dites de "conciergerie Airbnb". Le principe? Des startups qui se proposent de réaliser la gestion de votre logement : Check-in, check-out, ménage, linge, et parfois gestion totale des annonces en ligne… Le plus dur étant de trouver des prestataires qui tiennent la route. Car d'une conciergerie à l'autre, le service peut varier du tout au tout. Et même au sein d'une entreprise, la qualité de service peut varier d'une ville à l'autre ! Les plus connues sur le plan national s'appellent Bnbsitter, Welkeys, BnbLord, WeHost, Luckey Homes, HostnFly ou encore HostMaker

Le tarif d'une conciergerie peut être une commission globale sur le montant des revenus locatifs mensuels (environ 20% hors frais de ménage), ou bien un tarif à la prestation (de 40 € à 60 € pour un check-in / check-out). Mieux vaut bien choisir la société qui sera là pour accueillir vos locataires, au risque de voir vos notes et commentaires chuter en flèche.

6. Le boîtier à clés

Le boîtier à clés est sans doute la solution la plus facile, sécurisée et économique pour automatiser le check-in et le check-out. Qu'elle soit installée à l'extérieur, dans un couloir, ou sur un hall d'entrée, la boîte à clés permet de donner un code aux locataires pour qu'ils récupèrent le trousseau. Les modèles les plus répandus comme la gamme Master Lock se trouvent en grande distribution (Leroy Merlin, Castorama, Mr Bricolage…) ou sur Internet. 

D'autres entreprises comme Keesy (pas encore en France) ou Monkey-Locky (uniquement à Paris) proposent des consignes de clés et des casiers sécurisés Airbnb dans les centres-villes, avec accès 24h/24 et 7j/7. Fini la clé sous le paillasson 😉

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Keesy, des casiers à clés en Italie.

7. La serrure à code (smart lock)

En matière d'automatisation, la serrure à code connectée ou "smart lock" (wifi ou bluetooth) a le vent en poupe chez les hôtes Airbnb. Elle présente au moins trois avantages :

  • Le voyageur peut arriver à l'heure qu'il souhaite, saisir un code reçu par email ou SMS, et pénétrer à l'intérieur du logement.
  • Pas besoin d'être sur place pour ouvrir la porte au guest, pas d'attente devant l'immeuble, ni de payer quelqu'un pour faire la remise des clés.
  • A la différence des boitiers à clés, le système n'est pas visible de l'extérieur, des voisins, ou des copropriétaires. Discrétion maximum.

Il existe plusieurs types de serrures numériques, avec des niveaux d'intégration, de sécurité et des caractéristiques techniques différents. La startup française BnbAccess propose une solution complète pour gérer l'ouverture à distance, à partir de 60€ par mois et par appartement. Y compris de la porte de l'immeuble (il faut qu'elle soit reliée à un système électrique). Les serrures Somfy, Vachette EntR ou Nuki sont d'autres alternatives.

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Nuki, une nouvelle serrure connectée pour hôtes Airbnb.

Les limites de l'ouverture autonome

Des systèmes toujours plus connectés, toujours plus "intelligents", toujours plus sécurisés… Est-ce à dire qu'il faudrait remettre 100% de son business de location saisonnière entre les mains des nouvelles technologies? L'automatisation est-elle la panacée? Est-elle la garantie d'un taux de remplissage record ET de week-ends les doigts de pied en éventail au soleil? 

A ce stade de cet article, j'aimerais attirer votre attention sur l'importance de garder la relation humaine et l'hospitalité au coeur de votre pratique. Franchement, si les voyageurs ne recherchaient qu'un lit, deux oreillers, et une ouverture 24h/24, cela se saurait ! Et ils iraient exclusivement réserver une chambre d'hôtel pas cher. Or, les statistiques sont formelles : l'hébergement privé se développe comme une solution d'hébergement alternative.

Se laisser bercer par les sirènes de l'automatisation (dont le niveau sonore semble assez élevé chez certains) est une belle illusion. Comme je le dis souvent, demandez à vos anciens guests ce qu'ils ont préféré chez vous. S'ils vous répondent tous en choeur "la serrure connectée", cela devrait commencer à vous inquiéter…

En résumé

Pour finir cet article un peu plus long que d'habitude, j'aimerais vous rappeler cette réflexion de Vanessa De Souza, créatrice des VRTech et spécialiste des startups, que nous avons eu le plaisir de commenter lors d'une conférence au dernier Sommet de la location saisonnière : "Assess your needs, then choose the tool" (Evaluez vos besoins d'abord, puis choisissez le bon outil). Cela doit nous rappeler une réalité : en tant que propriétaire ou gestionnaire, il n'y a pas une seule solution applicable à tout le monde. En fonction de vos besoins, vos contraintes, vos objectifs, et votre budget, il vous revient de faire le bon choix. Pour servir au mieux vos voyageurs et durer dans le temps, puisque le Saint Graal, c'est quand même ça ! =)

Ouverture à distance : 6 alternatives à la clé sous le paillasson !
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A propos de l'auteur Yann Bricombert

Yann Bricombert est le fondateur du site ProprietaireLibre.fr qui aide les propriétaires et les managers de locations de vacances (maisons, appartements, gîtes, chambres d'hôtes) à générer plus de réservations directes et à réussir leur location saisonnière.

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